Express Kurier. Direkt.
Auch Overnight.
x25pronto Schweiz bringt Ware direkt ans Ziel. Für kleine Ware fährt ein Auto. Für mehr Platz gibt es Transporter oder XL. Direkt, Express und Overnight fahren von Montag bis Sonntag. Freie Zeiten stehen im Kalender.
Checkliste für sichere Abholung und Übergabe
Kurzcheck für KMU: Wie Sie Abholung und Übergabe mit Fotos, Signatur und digitalem Protokoll sauber und nachvollziehbar dokumentieren – für x25pronto-Kurieraufträge.
Kurzantwort
Für Geschäftskunden: Diese Checkliste hilft, Abholung und Übergabe von Sendungen sicher, sauber und rechtssicher zu dokumentieren. Nutzen Sie standardisierte Fotos, unterschriebene Übergabeprotokolle und digitale Zeitstempel, damit Sendungszustand, Verantwortlichkeiten und Zeitpunkt klar sind.
Vor der Abholung: Vorbereitung und Verpackung
Prüfen Sie das Paket auf stabile Verpackung und korrekte Adressangaben. Entfernen oder verdecken Sie alte Label. Notieren Sie besondere Handhabungsanforderungen (z. B. zerbrechlich). Legen Sie alle Begleitdokumente bereit und bestätigen Sie, dass das Volumen für einen PKW-Kurier zulässig ist.
Beim Eintreffen des Kuriers: Identifikation und Abstand
Bitten Sie den Kurier um seinen Ausweis und die Tourenbestätigung. Halten Sie einen klaren Übergabeort bereit – gut beleuchtet und wettergeschützt. Halten Sie Sicherheitsabstand und dokumentieren Sie die Übergabe schnell, damit beide Parteien Zeit sparen.
Foto-Dokumentation: Was, wie und wann fotografieren
Fotografieren Sie Paketzustand, Etiketten und allfällige Beschädigungen vor dem Verladen. Machen Sie mindestens drei Bilder: Gesamtansicht, Nahaufnahme des Labels und Nahaufnahme einer möglichen Beschädigung. Datieren Sie die Fotos automatisch (Smartphone-Zeitstempel) und speichern Sie sie in der Sendungsakte.
Signaturpraxis: Handschriftlich und digital
Lassen Sie den Empfangsbeleg mit Namen, Firma, Datum und Uhrzeit unterschreiben. Wenn möglich, nutzen Sie digitale Signaturen auf dem Kuriergerät oder im Web-Portal. Bewahren Sie sowohl Foto des handschriftlichen Belegs als auch die digitale Signatur in Ihrem System auf.
Schaden- und Abweichungsprotokoll
Bei Beschädigung oder Mengendifferenz erstellen Sie ein kurzes Protokoll: Ort, Zeit, beteiligte Personen und Schadensbeschreibung. Fotografieren Sie das Problem und vermerken Sie den sichtbaren Schaden im Übergabeprotokoll. Informieren Sie sofort Ihren zuständigen Ansprechpartner bei x25pronto, damit die nächsten Schritte abgestimmt werden können.
Digitale Ablage und Nachverfolgung
Legen Sie Fotos, Unterschriften und Protokolle in der digitalen Sendungsakte ab. Verknüpfen Sie die Dateien mit der Buchungsnummer. So haben Versandabteilung, Kundendienst und Controlling Zugriff auf dieselben Unterlagen. Behalten Sie Dateien mindestens so lange wie Ihre internen Aufbewahrungsrichtlinien vorsehen.
Häufige Fragen
Welche Fotos sind Pflicht bei der Übergabe?
Mindestens drei Fotos: Gesamtansicht des Pakets, Nahaufnahme des Adressetiketts und Nahaufnahme jeder Beschädigung. Zeitstempel und lesbare Etiketten sind wichtig.
Reicht eine handschriftliche Signatur oder sollte sie digital erfolgen?
Beides ist akzeptabel. Eine digitale Signatur ist schneller und leichter zu archivieren. Bewahren Sie aber ein Foto des handschriftlichen Belegs auf, falls nötig.
Was mache ich, wenn das Paket beschädigt ist?
Fotografieren Sie den Schaden, notieren Sie Details im Protokoll und informieren Sie sofort Ihren x25pronto-Ansprechpartner. Sichern Sie Beweise und lassen Sie die beschädigte Sendung, falls nötig, getrennt lagern.
Wie lange soll ich die Dokumentation aufbewahren?
Halten Sie die Unterlagen mindestens so lange bereit wie Ihre internen Richtlinien es vorschreiben. Für die praktische Abläufe empfiehlt sich eine Aufbewahrung bis zur abschliessenden Rechnungs- und Qualitätsprüfung.