Express Kurier. Direkt.
Auch Overnight.
x25pronto Schweiz bringt Ware direkt ans Ziel. Für kleine Ware fährt ein Auto. Für mehr Platz gibt es Transporter oder XL. Direkt, Express und Overnight fahren von Montag bis Sonntag. Freie Zeiten stehen im Kalender.
Checkliste Wareneingang: Annahme, Prüfung, Dokumentation
Konkrete Abläufe für Lager und Empfang in KMU: wie Lieferungen angenommen, schnell geprüft und korrekt dokumentiert werden – inklusive Prioritäten bei dringenden oder beschädigten Sendungen.
Kurzantwort
Diese Checkliste zeigt die wichtigsten Schritte beim Wareneingang für KMU: Annahme identifizieren, Mengen- und Sichtprüfung, Dokumentation von Abweichungen, Priorisierung dringender Lieferungen und sachgerechte Lagerung. Folgen Sie den klaren Schritten, um Reklamationen zu vermeiden und die Weiterverarbeitung zu beschleunigen.
1. Vorbereitung vor Eintreffen der Lieferung
Prüfen Sie Lieferscheine und Bestellungen im Voraus. Reservieren Sie einen klaren Platz für Entgegennahme und Abladen. Stellen Sie benötigte Hilfsmittel bereit: Wagen, Messgeräte, Etiketten, Kugelschreiber und eine Kamera für Fotos. Definieren Sie einen Ansprechpartner für den Fahrer und die Empfangsperson.
2. Annahme: Identifikation und erste Sichtprüfung
Vergleichen Sie die Lieferpapiere mit der Bestellung. Prüfen Sie Absender, Lieferadresse und Referenznummern (z. B. Bestellnummer, Auftragsnummer). Achten Sie bei der ersten Sichtprüfung auf offensichtliche Schäden, fehlende Verpackungsteile oder ausgelaufene Flüssigkeiten. Vermerken Sie sichtbare Mängel sofort auf dem Lieferschein und lassen Sie den Fahrer unterschreiben.
3. Mengen- und Inhaltskontrolle
Zählen Sie Paletten, Kartons oder Einheiten und vergleichen Sie mit der Lieferscheinmenge. Öffnen Sie stichprobenartig Pakete und prüfen Sie kritische Komponenten. Bei Hochwert- oder sicherheitsrelevanten Artikeln führen Sie eine vollständige Prüfung durch. Notieren Sie Abweichungen exakt: Artikelnummer, erwartete Menge, tatsächige Menge, Zustand.
4. Umgang mit beschädigten oder fehlenden Artikeln
Isolieren Sie beschädigte Ware und dokumentieren Sie Zustand mit Fotos aus mehreren Perspektiven. Erstellen Sie einen Schadensbericht mit Datum, Uhrzeit, beteiligten Personen und konkreter Schadenbeschreibung. Informieren Sie den Lieferanten und Ihren Einkauf sofort. Wenn Teile dringend sind, prüfen Sie Ersatzlieferungen oder Kurierlösungen für Eiltransporte.
5. Priorisierung bei dringenden Lieferungen
Kennzeichnen Sie dringende Sendungen deutlich und geben Sie ihnen Vorrang bei Entsorgung, Qualitätskontrolle und Einlagerung. Informieren Sie Produktion oder Montage über voraussichtliche Verfügbarkeit. Verwenden Sie temporäre Pufferplätze nahe der Produktionslinie, um Zugriffszeiten zu minimieren.
6. Dokumentation und IT-Eintrag
Erfassen Sie Prüfungsergebnisse in Ihrem ERP- oder Lagerverwaltungssystem. Laden Sie Fotos und Schadensberichte hoch. Speichern Sie Lieferscheine digital und verknüpfen Sie diese mit der Bestellung. Eine klare Dokumentation erleichtert Reklamationen und Rückfragen gegenüber Lieferanten.
Häufige Fragen
Wie viele Artikel muss ich stichprobenartig kontrollieren?
Das hängt von Risiko und Warenwert ab. Für Standardlieferungen genügt oft eine Stichprobe von 5–10 % der Einheiten. Bei teuren, sicherheitsrelevanten oder fehleranfälligen Teilen sollten Sie 100 % prüfen.
Was schreibe ich auf den Lieferschein bei Schaden?
Notieren Sie: Datum, Uhrzeit, beschädigte Artikel mit Artikelnummern, Umfang des Schadens, sichtbarer Verursacher (falls erkennbar) und Ihren Namen. Fügen Sie Fotos hinzu. Unterschrift des Fahrers erhöht die Beweiskraft.
Wann soll ich den Einkauf oder Lieferanten benachrichtigen?
Sofort nach Feststellung von Mengenabweichungen oder Schäden. Je schneller die Meldung, desto einfacher die Klärung und desto geringer das Risiko von Produktionsstillständen.
Wie lagere ich kurzfristig dringende Waren richtig?
Legen Sie einen reservierten Pufferplatz nahe Produktion an. Markieren Sie die Ware sichtbar, führen Sie Schnellprüfungen durch und dokumentieren Sie den Standort im System.