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CSV‑Import in ERP: Lieferprotokolle von Apotheken integrieren
Anleitung für Apotheken: Wie Sie Übergabeprotokoll‑CSV-Dateien korrekt aufbereiten und in Ihr ERP oder Warenwirtschaftssystem importieren — inklusive typischer Feldzuordnungen.
Kurzantwort
Kurzantwort: Bereiten Sie die CSV nach dem Schema Ihres ERP auf, prüfen und normalisieren Sie Felder (Datum, Sendungsnummer, Artikel‑IDs, Menge, Empfänger) und nutzen Sie den Importassistenten oder eine ETL‑Verbindung für Mapping und Validierung, bevor Sie in die Produktivdatenbank übernehmen.
1. Ziel und typische Anwendungsfälle
Apotheken erhalten Übergabeprotokolle von Kurierdiensten als CSV. Ziel ist, Lieferdaten automatisiert ins ERP zu übernehmen, Lagerstände zu aktualisieren und Lieferbestätigungen zu archivieren. Häufige Gründe sind Inventurabgleich, Retourenprüfung und Dokumentation für das Qualitätsmanagement.
2. Vorbereitende Kontrolle der CSV
Öffnen Sie die CSV in einem Editor oder Tabellenprogramm (Excel, LibreOffice Calc). Prüfen Sie Trennzeichen (Komma, Semikolon), Zeichensatz (UTF‑8) und Kopfzeile. Entfernen Sie leere Zeilen. Achten Sie auf konsistente Datumsformate (z. B. YYYY‑MM‑DD) und Dezimaltrennzeichen (Punkt vs. Komma).
3. Typische Felder und empfohlene Zuordnung
Gängige Felder in Übergabeprotokollen und wie Sie sie im ERP abbilden: - Lieferdatum → DatumLieferung - Uhrzeit → Lieferzeit (oder separate Zeitspalte) - Sendungsnummer → Belegnummer oder TrackingID - Absender/Kurier → Lieferant/Kuriername - Empfänger (Apotheken‑Name) → Kunden-/Filialkennzeichen - Artikelnummer → Artikelnummer im ERP (SKU oder interne ID) - Artikelbezeichnung → Zusatzinfo, falls Artikelnummer fehlt - Menge ausgeliefert → MengeLieferung (Integer) - Verpackungs-/Paletteinfo → Paketanzahl - Unterschrift/Status → Lieferstatus (zugestellt/beanstandet) - Bemerkungen → Kommentarfeld Führen Sie ein Mapping‑Dokument, das die CSV‑Spalten Ihren ERP‑Feldnamen zuordnet.
4. Normalisierung und Datentransformation
Konvertieren Sie Datums‑ und Zeitformate einheitlich. Wandeln Sie verschiedene Artikelnummernformate in das ERP‑Format um (z. B. führende Nullen entfernen oder hinzufügen). Verwenden Sie Lookup‑Tabellen, um externe Kuriernamen oder Lieferanten zu standardisieren. Vereinheitlichen Sie Einheitentypen (Stück, Packung).
5. Validierung und Fehlerbehandlung
Führen Sie einen Validierungslauf vor dem Import durch: Pflichtfelder prüfen, Mengen >0, Artikelnummern existieren im Stamm. Markieren Sie fehlende oder unplausible Zeilen in einer Fehlerdatei. Protokollieren Sie fehlerhafte Einträge getrennt und definieren Sie einen Prozess zur manuellen Korrektur.
6. Importverfahren im ERP
Verwenden Sie je nach System den eingebauten Importassistenten, eine CSV‑Importfunktion der Warenwirtschaft oder eine Schnittstelle (API/ETL). Schritte: 1) Testimport in einer Sandbox oder mit einer kleinen Mustermenge 2) Mapping der Spalten zu ERP‑Feldern 3) Validierungsregeln auswählen 4) Batchimport starten 5) Ergebnislogs prüfen und Fehler bearbeiten Viele Systeme bieten Planungsfunktionen für wiederkehrende Importe.
Häufige Fragen
Was tun, wenn Artikelnummern im Protokoll nicht dem ERP entsprechen?
Legen Sie eine Lookup‑Tabelle an, die externe Nummern auf interne SKUs abbildet. Alternativ importieren Sie die Artikelbezeichnung in ein temporäres Feld und gleichen manuell ab. Automatische Regeln (Präfix/ Suffix entfernen) helfen bei systematischen Abweichungen.
Wie gehe ich mit verschiedenen Datumsformaten in einer CSV um?
Konvertieren Sie Datumsangaben vor dem Import auf ein einheitliches Format (ISO YYYY‑MM‑DD). Viele Importassistenten erlauben die Angabe des Quellformats. Bei Unsicherheit verwenden Sie ein Skript (Python, PowerShell) zur Normalisierung.
Welche Prüfungen sollte ein Testimport enthalten?
Prüfen Sie Pflichtfelder, Mengenlogik (>0), Existenz der Artikelnummern, korrekte Datumsformate und Duplikate. Vergleichen Sie Summen (z. B. Gesamtmenge) mit dem Originalprotokoll.
Kann ich den Import automatisieren?
Ja. Nutzen Sie geplante Jobs des ERP, einen ETL‑Dienst oder API‑Skripte. Achten Sie auf Logging, Fehlerbenachrichtigung und einen manuellen Review‑Schritt für abweichende Zeilen.