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Interne Spesenrichtlinie für Mehrfachzustellungen
Praxisnahe Spesenregel für Mehrfachzustellungen: wie Parkgebühren, Wartezeiten und Nachtzuschläge abgerechnet werden — mit Rechenbeispielen für Zürich und Basel.
Kurzantwort
Eine klare Spesenrichtlinie für Mehrfachzustellungen definiert, welche Kosten erstattet werden, wie Belege zu handhaben sind und wie Parkgebühren, Wartezeiten und Nachtzuschläge berechnet werden. Für Schweizer Firmen empfiehlt sich eine einfache Pauschal- plus Beleglogik: Parkgebühren gegen Beleg, Wartezeiten gestaffelt pro 15 Minuten, Nachtzuschläge als Prozentsatz oder Fixbetrag für Einsätze zwischen 22:00–06:00. Unten finden Sie konkrete Regeln und Beispielrechnungen für Zürich und Basel.
Zweck und Geltungsbereich
Diese Richtlinie regelt die Erstattung von Spesen bei Mehrfachzustellungen mit Firmenwagen oder eigenen Fahrzeugen. Sie gilt für alle Mitarbeitenden und Dienstleister, die Sendungen in der Schweiz liefern und mindestens zwei Stopps pro Tour haben. Ziel ist Transparenz, schnelle Abrechnung und ein einheitlicher Umgang mit Park- und Wartekosten sowie Nachtzuschlägen.
Grundsatz: Belege und Pauschalen
Parkgebühren und andere direkte Kosten werden gegen Originalbeleg erstattet. Für wiederkehrende, kleine Kosten können Pauschalen definiert werden. Wartezeiten und Nachtzuschläge werden pro Einsatz berechnet. Alle Spesen müssen innerhalb von 30 Tagen mit Belegen oder einem ausgefüllten Spesenformular eingereicht werden.
Parkgebühren – Regel und Beispiel
Regel: Parkgebühren werden in voller Höhe gegen Beleg erstattet. Bei Parkzentren oder kostenpflichtigen Zonen ist der geschuldete Betrag zu belegen. Beispiel 1 (Zürich): Parkticket 15 CHF für 45 Minuten = 15 CHF. Beispiel 2 (Basel): Kurzparkzone 2 CHF pro Stunde, 30 Minuten Aufenthalt = 1 CHF (Belegpflicht). Bei Falschparken oder Bussgeldern erfolgt keine Erstattung.
Wartezeiten – Staffelung und Beispiel
Regel: Wartezeit beginnt nach dem vereinbarten Lieferfenster oder nach 10 Minuten Verspätung des Empfängers. Abrechnung in 15-Minuten-Blöcken. Empfohlen: 15 Minuten frei, dann 10 CHF pro 15 Minuten. Beispiel: Fahrer wartet 40 Minuten in Genf. Abzgl. freier 15 Minuten bleiben 25 Minuten → zwei 15-Minuten-Blöcke = 20 CHF Erstattung.
Nachtzuschläge – Definition und Beispiel
Regel: Nachtzuschlag gilt für Leistungen zwischen 22:00 und 06:00 Ortszeit. Variante A: Fixbetrag pro Einsatz (z. B. 25 CHF). Variante B: Prozentsatz auf Grundvergütung (z. B. 20 %). Beispiel: Lieferfahrt in Bern mit Grundspesen 120 CHF und 20 % Nachtzuschlag = 24 CHF zusätzlich.
Kombinierte Abrechnung bei Mehrfachstopps
Bei Touren mit mehreren Stopps werden Parkgebühren pro Stop erstattet, Wartezeiten addiert und ein einmaliger Nachtzuschlag pro Tour verrechnet. Beispiel: Tour Zürich → Zug → Luzern: Parktickets 10 CHF + 6 CHF + 8 CHF = 24 CHF. Wartezeit: 20 + 10 Minuten = 30 Minuten → 15 CHF (abzgl. 15 frei) = 15 CHF. Nachtzuschlag einmalig 25 CHF. Gesamtrechnung = 24 + 15 + 25 = 64 CHF plus Grundvergütung.
Häufige Fragen
Welche Belege sind zulässig?
Zulässig sind Originalpark- und Tankbelege, digitale Tickets mit Zahlungsnachweis sowie quittierte Formulare von Empfängern. Screenshots von Park-Apps sind akzeptabel, wenn sie Datum, Uhrzeit und Betrag zeigen.
Wie reiche ich Spesen ein?
Füllen Sie das Spesenformular aus, heften Sie die Belege daran und reichen Sie alles digital über das interne Tool oder per E-Mail an die Buchhaltung ein. Frist: 30 Tage nach Einsatz.
Gibt es eine Höchstgrenze für Erstattungen?
Die Richtlinie empfiehlt Tages- oder Pro-Tour-Höchstwerte, z. B. 200 CHF pro Tour. Höhere Beträge benötigen Vorklärung mit dem Vorgesetzten.
Wie werden Bussgelder behandelt?
Bussgelder oder Strafzahlungen sind persönliche Kosten und werden nicht erstattet.