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Auch Overnight.
x25pronto Schweiz bringt Ware direkt ans Ziel. Für kleine Ware fährt ein Auto. Für mehr Platz gibt es Transporter oder XL. Direkt, Express und Overnight fahren von Montag bis Sonntag. Freie Zeiten stehen im Kalender.
Versand leicht: Dokumenten- und Proforma‑Rechnungen für Aussteller
Klare Checkliste und Mustertexte für Proforma- und Handelsrechnungen. So bereiten Sie Ausstellungsstücke für Messen in Europa korrekt vor und vermeiden Verzögerungen.
Kurzantwort
Für Aussteller, die Waren oder Muster an Messen im In- und Ausland schicken, sind handels- und Proforma‑Rechnungen zentrale Dokumente. Beide Dokumente geben Zollbehörden und Empfängern Auskunft über Inhalt, Wert und Zweck der Sendung. Verwenden Sie Handelsrechnung für verkaufte Waren. Nutzen Sie Proforma‑Rechnung für Muster, Leihgaben, Reparaturen oder nicht verkaufte Ausstellungsstücke. Achten Sie auf Pflichtangaben wie Absender, Empfänger, detaillierte Warenbeschreibung, Anzahl, Gewicht, Wert, Ursprungsland, HS‑Code und Handelszweck. Korrekte Angaben vermeiden Verzögerungen, Zollschätzungen und unnötige Kosten.
Wann Proforma‑ statt Handelsrechnung?
Geben Sie eine Proforma‑Rechnung aus, wenn die Waren nicht verkauft werden: Muster, Leihgaben, Retouren, Reparaturen und Ausstellungsstücke ohne Verkaufspreis. Handelsrechnungen sind für Käufe und sollten Nettopreise, Zahlungsbedingungen und Rechnungsnummer enthalten. Für Aussteller ist Proforma typisch, wenn der Standrabatt oder der Verkauf vor Ort nicht geplant ist.
Pflichtangaben auf beiden Dokumenten
Unabhängig von Typ müssen die Dokumente klar lesbar sein und folgende Angaben enthalten: Absender mit vollständiger Adresse in der Schweiz, Empfänger (Messestand/Organisation), genaue Warenbeschreibung (Material, Modell, Seriennummern falls relevant), Menge, Brutto‑/Netto‑Gewicht, Einheitenpreis und Gesamtwert, Handelszweck (z. B. "Proforma – Muster, nicht zum Verkauf"), Ursprungsland, HS‑Code (Tarifposition), und Incoterm falls zutreffend. Ergänzen Sie Kontaktinformationen für Rückfragen.
Wie Werte deklarieren (realistisch und prüfbar)
Deklarieren Sie den realistischen Marktwert der Ware. Bei Proforma‑Rechnungen geben Sie einen Schätzpreis an, der den Material‑ und Herstellkosten entspricht. Vermeiden Sie zu niedrige Werte: Zollbehörden können Nachweise verlangen oder Schätzungen vornehmen. Wenn Waren nur temporär exportiert werden, notieren Sie "Wert für Zollzwecke" und fügen Sie bei Bedarf Kaufbelege oder Kalkulationen bei.
Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden
Häufige Fehler: unklare Beschreibung (z. B. "Maschine" ohne Modell), fehlender HS‑Code, ungenaue Gewichtsangaben, keine Deklaration des Zwecks, unterschiedliche Werte in Begleitpapieren. Vermeiden Sie das, indem Sie Vorlagen nutzen, alle Felder ausfüllen und Dokumente in Papierform sowie digital beilegen. Bei Sendungen an Messen in EU‑Ländern prüfen Sie ausserdem lokale Vorschriften zu CE‑Kennzeichnung und temporärem Import.
Musterformulierungen und Vorlagen
Nutzen Sie kurze, klare Formulierungen: Beispiel für Proforma: "Proforma Invoice – Samples for exhibition only. No commercial value for sale." Beispiel für Handelsrechnung: "Commercial Invoice – Sale of goods. Invoice number, payment terms, currency." Ergänzen Sie bei Bedarf: "Goods will be re‑imported to Switzerland after the exhibition" oder Hinweise zu Leihverträgen.
Praktische Abläufe für Aussteller in der Schweiz
Bereiten Sie Dokumente vor dem Versand über x25pronto vor. Legen Sie eine digitale Kopie bei und kleben Sie eine papierreduzierte Kopie aussen an die Sendung. Klären Sie mit dem Messeveranstalter den Empfangsprozess und die Adresse des Standbaus. Falls Sie temporäre Einfuhr (ATA‑Carnet) prüfen wollen, besprechen Sie die Vor‑ und Nachteile mit Ihrer Messelogistik; das Carnet ist eine Alternative, ersetzt aber nicht die Angaben auf Proforma‑ und Handelsrechnungen.
Häufige Fragen
Brauche ich ein ATA‑Carnet oder reicht eine Proforma‑Rechnung?
Ein Carnet erleichtert temporäre Einfuhren in mehreren Ländern. Für einzelne Messesendeungen innerhalb der EU ist eine Proforma‑Rechnung oft ausreichend. Prüfen Sie die Anforderungen des Ziellandes und der Messeorganisation.
Wie finde ich den richtigen HS‑Code?
Der HS‑Code wird nach Warentyp bestimmt. Nutzen Sie die Schweizer Zolltarifdatenbank (Tares) oder fragen Sie Ihren Zollexperten. Ein falscher Tarif kann zu Verzögerungen oder falschen Abgaben führen.
Was passiert bei falschen Wertangaben?
Die Zollbehörde kann zusätzliche Unterlagen anfordern, den Wert schätzen oder Gebühren nachfordern. Korrigieren Sie fehlerhafte Angaben sofort und halten Sie Belege für Material- oder Herstellkosten bereit.
Soll ich eine Rechnung in Englisch oder Landessprache beilegen?
Englisch ist international üblich und meist ausreichend. Ergänzen Sie bei Bedarf eine Übersetzung in die Landessprache, wenn der Messeveranstalter dies verlangt.