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Vorlagen für Proformarechnung und Deklaration von Mustern
Konkrete Vorlagen und Formulierungen für Proformarechnungen und Deklarationen von Mustern. Inkl. HS‑Code, Wertangaben, „Sample“‑Kennzeichnung und Hinweise für den Versand in die Schweiz.
Kurzantwort
Verwenden Sie kurze, vollständige Proformarechnungen mit klarer „Sample“-Kennzeichnung, korrektem HS‑Code und realistischem Warenwert. Die Vorlage unten liefert die nötigen Textbausteine für Zoll und Empfänger in der Schweiz.
Warum eine korrekte Proformarechnung wichtig ist
Bei Mustersendungen prüft der Zoll die Angaben schneller, wenn HS‑Code, Warenwert und die Kennzeichnung „Sample“ klar ersichtlich sind. Falsche oder fehlende Angaben führen zu Verzögerungen oder Nachfragen. Eine präzise Proformarechnung hilft auch dem Empfänger, die Sendung intern richtig zu erfassen.
Grundaufbau einer Proformarechnung für Muster
Eine Proformarechnung sollte kurz sein, aber alle Pflichtangaben enthalten: Absender, Empfänger, genaue Warenbeschreibung, HS‑Code (6‑stellige TARIC/HS), Menge, Stückpreis, Gesamtwert, Währung, Grund der Lieferung (z. B. „Sample, not for resale“), Herkunftsland, und Unterschrift. Ergänzen Sie Kontaktinformationen für Zollfragen.
Beispieltextbausteine (de‑CH)
1) Überschrift: „PROFORMA RECHNUNG / SAMPLE INVOICE“ 2) Warenbeschreibung: „Cotton T‑shirt, unbranded, size M" 3) HS‑Code: „HS Code: 6109.10 (Cotton T‑shirts)“ — prüfen Sie Ihre spezifische Position 4) Grund der Lieferung: „Reason for export: Free sample. Not for resale. Value for customs only." 5) Wertangabe: „Declared value: CHF 12.00 per item. Total declared value: CHF 24.00." 6) Herkunftsland: „Country of origin: Turkey" 7) Unterschrift: „Signed: [Name], [Company], Date"
Kurzvorlage: Proformarechnung (kopierfertig)
PROFORMA RECHNUNG / SAMPLE INVOICE Absender: [Firma / Adresse] Empfänger: [Name / Adresse / E‑Mail / Tel] Invoice No.: PF‑[Nummer] Datum: [TT.MM.JJJJ] Position 1: Cotton T‑shirt, unbranded, size M HS Code: 6109.10 Quantity: 2 pcs Unit value: CHF 12.00 Total value: CHF 24.00 Reason for export: Free sample, not for resale. For customs purposes only. Country of origin: Turkey Contact for customs queries: [Name, Tel, E‑Mail] Signed: __________________
Tipps zur Auswahl des richtigen HS‑Codes und Wertangaben
Nutzen Sie verlässliche Quellen wie die Eidgenössische Zollverwaltung (EZV) oder nationale Tarife, um den passenden 6‑stelligen HS‑Code zu finden. Wählen Sie eine plausible Wertangabe, die dem tatsächlichen Transaktionswert oder dem Marktwert entspricht. Bei Mustern ist es erlaubt, einen niedrigeren Handelswert anzugeben, wenn dies korrekt dokumentiert ist. Vermeiden Sie bewusst niedrige Werte ohne Beleg.
Praktische Hinweise für Sendungen in die Schweiz
Fügen Sie der Sendung die Proformarechnung physisch bei und laden Sie dieselben Daten im Online‑Zolldokument hoch, wenn Sie die Sendung elektronisch anmelden. Notieren Sie „Sample / Not for resale“ gut sichtbar. Halten Sie Rechnungs‑ und Seriennummern konsistent. Bei Sendungen mit mehreren Positionen nummerieren Sie die Positionen und geben je Position HS‑Code und Wert an.
Häufige Fragen
Kann ich als Warenwert 0 angeben, weil es sich um ein Muster handelt?
Nein. Geben Sie einen realistischen Warenwert an. „0“ wird oft als fehlende Angabe behandelt und kann zu Nachfragen führen. Sie dürfen einen reduzierten Wert angeben, wenn er belegt ist, aber notieren Sie deutlich „Declared value for customs only".
Wie finde ich den korrekten HS‑Code für mein Produkt?
Nutzen Sie die Tarifsuche der Eidgenössischen Zollverwaltung oder nationale Zolltarife. Alternativ hilft Ihre Handelskammer oder ein Zolldeklarant. Dokumentieren Sie die Quelle des Codes in Ihren Unterlagen.
Muss die Proformarechnung unterschrieben sein?
Eine Unterschrift stärkt die Glaubwürdigkeit. Viele Zollstellen akzeptieren digitale Signaturen oder eine unterschriebene PDF. Wenn Sie online deklarieren, gilt oft die elektronische Variante.
Welche Sprache soll ich verwenden?
Verwenden Sie Englisch für internationale Sendungen. Für Inlandssendungen in die Schweiz sind Deutsch, Französisch oder Italienisch möglich. Englisch und Deutsch zusammen sind eine gute Praxis.