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Wie ich meine Leistungen als selbstständiger Kurier partner fakturiere
Kurzleitfaden für unabhängige Kurierpartner in der Schweiz: wie Sie korrekt fakturieren, MwSt. handhaben, Zahlungsfristen setzen und digitale Tools nutzen.
Kurzantwort
Als selbstständiger Kurierpartner stellen Sie Dienstleistungen mit einer klaren Rechnung aus, die Ihre Identität, Leistung, Datum, Preis und MwSt.-Hinweis enthält. Verwenden Sie eine einfache Vorlage, führen Sie Belege, setzen Sie realistische Zahlungsfristen und nutzen Sie Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware für wiederkehrende Abläufe.
1. Was gehört zwingend auf die Rechnung?
Ihre Rechnung muss Name und Adresse oder Firma, AHV-Nummer oder Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) bei Firmen, Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, genaue Leistungsbeschreibung (z. B. «Sofortkurier von Basel nach Zürich, 14.08. – 10:30»), Menge/Einheiten, Einzelpreise, Gesamtbetrag sowie bei steuerpflichtigen Leistungen der MwSt.-Satz und Betrag enthalten. Ergänzen Sie Ihre Bankverbindung (IBAN) oder Zahlungsdetails.
2. Umsatzsteuer (MwSt.) in der Schweiz richtig ausweisen
Prüfen Sie, ob Sie mehrwertsteuerpflichtig sind. In der Schweiz besteht Meldepflicht ab Überschreiten der Umsatzgrenze (aktueller Schwellenwert prüfen). Wenn Sie MwSt. ausweisen, geben Sie Ihren MwSt-Status und UID an und zeigen Sie den MwSt-Satz (z. B. 8.1 % oder reduzierter Satz, falls zutreffend) separat. Ist Ihr Umsatz unter der Grenze, stellen Sie Rechnungen ohne MwSt aus und vermerken «mwSt‑befreit – Kleinunternehmer».
3. Zahlungsfristen und Zahlungsbedingungen
Setzen Sie klare Fristen, z. B. 14 oder 30 Tage. Notieren Sie Verzugsfolgen wie Verzugszins (gesetzlich oder vertraglich vereinbart) und Mahngebühren. Bieten Sie konkrete Zahlungswege an: Banküberweisung (IBAN), TWINT oder Rechnung per E-Billing. Für Auftraggeber wie Praxen oder Labors sind oft 30 Tage üblich; bei neuen Kunden können kürzere Fristen sinnvoll sein.
4. Belege, Lieferscheine und Nachweise aufbewahren
Bewahren Sie Fahrtenaufzeichnungen, Lieferscheine, Fotos von Übergaben oder Empfangsbestätigungen und Spesenbelege auf. In der Schweiz müssen geschäftliche Unterlagen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden. Diese Belege helfen bei Rückfragen und bei der Buchführung.
5. Rechnungsvorlage und Beispieltext
Nutzen Sie eine Vorlage mit klaren Feldern: Rechnungsnummer, Datum, Leistung, Zeitraum, Einzelpreis, MwSt.-Angabe, Total, Zahlungsbedingungen, Bankdaten. Beispiel: «Leistung: Direktkurier – Abholung Klinik St. Gallen 12.08. – Lieferung Universität Zürich 12.08., Fahrzeit 1h, Pauschale CHF 180.00». Solche Kurzbeschreibungen erleichtern Prüfung und Zahlung.
6. Digitale Tools und Automatisierung
Wählen Sie ein Tool, das Rechnungen, Buchhaltung und Belegerfassung verbindet. Beliebt sind Buchhaltungs- und Rechnungs-Apps, die QR-Rechnungen (ISR) und E-Billing unterstützen. Scannen Sie Belege mobil, exportieren Sie Monatsjournale und übergeben Sie Daten an Ihren Treuhänder oder die Steuerbehörde.
Häufige Fragen
Brauche ich eine UID auf der Rechnung?
Nur wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind oder als Firma registriert sind. Als registrierte MwSt.-pflichtige müssen Sie Ihre UID angeben. Kleinunternehmer ohne MwSt-Aufsicht können darauf verzichten und «mwSt‑befreit» vermerken.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Geschäftsunterlagen in der Schweiz sollten in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden. Das gilt für Rechnungen, Lieferscheine und steuerrelevante Belege.
Welche Zahlungsfrist ist üblich?
Gängige Fristen sind 14 oder 30 Tage. Wählen Sie 30 Tage für etablierte Geschäftskunden und 14 Tage für Privataufträge oder neue Kunden. Kommunizieren Sie die Frist deutlich auf der Rechnung.
Welche Tools empfehlen Sie für mobile Rechnungen?
Nutzen Sie Apps, die QR-Rechnungen (ISR), TWINT und E-Billing unterstützen und Belege mobil scannen. Wählen Sie eine Lösung, die Exportfunktionen für den Treuhänder bietet.