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Wie lange aufbewahren? Checkliste für Archivierung und Rechtsfälle
Konkrete Orientierung für KMU: Welche Unterlagen bleiben wie lange, wann gilt Aufbewahrungspflicht und wie sichern Sie Beweise für mögliche Rechtsfälle in der Schweiz.
Kurzantwort
Bewahren Sie Dokumente so lange auf, wie gesetzliche Pflichten, Geschäftsinteressen oder mögliche Rechtsstreitigkeiten es verlangen. Für Schweizer Firmen sind zivil- und steuerrechtliche Fristen, Vertrags- und Garantiefragen sowie Einverständnis der Betroffenen die wichtigsten Kriterien. Nutzen Sie diese Checkliste, um Fristen systematisch zu entscheiden und Beweise sicher zu dokumentieren.
Warum klare Aufbewahrungsregeln wichtig sind
Unternehmen in Zürich, Bern oder Basel brauchen klare Regeln. Fehlende Unterlagen können in Streitfällen, Steuerprüfungen oder bei Kundenansprüchen teuer werden. Eine strukturierte Aufbewahrung reduziert Risiko, spart Zeit und schützt gegen Beweisverlust.
Drei Kriterien für die Aufbewahrungsdauer
Entscheiden Sie anhand von: 1) Gesetzlichen Fristen (z. B. Steuerunterlagen), 2) Vertrags- und Gewährleistungsfristen (Produkte, Dienstleistungen) und 3) Geschäftsrisiko (Potentielle Rechtsstreitigkeiten). Ergänzend zählt das Einverständnis der betroffenen Person bei persönlichen Daten.
Praktische Checkliste: Dokumenttypen und Richtwerte
Vertragsunterlagen: Mindestens während der Vertragsdauer plus mögliche Verjährungsfrist aufbewahren. Buchhaltung und Steuerunterlagen: In der Regel 10 Jahre in der Schweiz. Lohn- und Personalakten: Empfehlung 5–10 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses, je nach Anspruchslage. Garantiefälle und Produkthaftung: Solange Gewährleistungsansprüche bestehen können. E-Mails und Korrespondenz: Relevante E-Mails zu Verträgen und Entscheidungen wie andere Vertragsunterlagen behandeln. Datenschutzrelevante Einwilligungen: Solange sie für den Zweck nötig sind oder gesetzlich verlangt werden.
Aufbewahrung bei drohendem Rechtsstreit
Sobald ein Rechtsfall wahrscheinlich wird, stoppen Sie routinemässige Löschungen für relevante Dokumente. Dokumentieren Sie, wer was gesichert hat und wann. Markieren Sie Akten als relevant für Rechtsfälle. Informieren Sie Ihre IT- und Rechtsabteilung, besonders bei elektronischer Archivierung.
Sichere Archivierung: physisch und digital
Physische Akten lagern Sie feuchtigkeits- und diebstahlsicher. Für digitale Dateien nutzen Sie geprüfte Backup-Strategien mit Versionierung und Zugriffsprotokollen. Stellen Sie sicher, dass Metadaten (Datum, Autor, Änderungshistorie) erhalten bleiben. Für sensible Personendaten prüfen Sie Löschkonzepte nach Datenschutz-Grundsätzen.
Interne Prozesse und Verantwortlichkeiten
Definieren Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie mit klaren Fristen und Verantwortlichen. Schulen Sie Mitarbeitende in Aktenführung und Löschprozessen. Führen Sie Inventare und Audit-Logs. Für wiederkehrende Entscheidungen empfiehlt sich ein Eskalationspfad zur Rechtsabteilung.
Häufige Fragen
Gibt es in der Schweiz eine allgemeine Aufbewahrungspflicht?
Nein, es gibt keine einheitliche Pflicht für alle Dokumente. Viele Dokumentarten haben jedoch gesetzliche Fristen. Steuer- und Buchhaltungsunterlagen sind typischerweise 10 Jahre aufzubewahren.
Was tun, wenn ein Kunde Löschung verlangt?
Prüfen Sie, ob eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein laufendes Rechtsverfahren dem Wunsch entgegensteht. Dokumentieren Sie das Anliegen und entscheiden Sie nach Rechtsgrundlage und Zweckbindung.
Wann sollte ich Löschungen stoppen?
Stoppen Sie Löschungen, sobald ein Rechtsfall plausibel wird oder eine Forderung geltend gemacht wurde. Kommunizieren Sie das an IT, Archiv und Recht.
Wie lange bewahre ich E-Mails auf?
Behandle E-Mails, die Vertragsverhältnisse, Zusagen oder wichtige Entscheidungen betreffen, wie entsprechende Papierunterlagen. Unwichtige Nachrichten können kürzer aufgehoben werden, sofern dies dokumentiert ist.