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Fotos richtig speichern: Formate, Metadaten und Ablagestrukturen
Konkrete Regeln, damit Fotos von Sendungen in Versandakten jederzeit auffindbar, rechtssicher und platzsparend sind. Tipps zu Formaten, Metadaten und Ordnern.
Kurzantwort
Speichern Sie Fotos für Versandakten als JPEG (für Kompression) oder PNG (für Screenshots/Transparenz). Bewahren Sie Originale mit Metadaten (Datum/Uhrzeit, GPS falls nötig) und eine klar strukturierte Cloud-Ablage auf. Benennen Sie Dateien einheitlich mit Datum, Vorgangsnummer und Kurzbeschreibung.
1. Welches Dateiformat wählen?
Für Fotos von Sendungen ist JPEG meist das beste Format. Es bietet gute Bildqualität bei kleiner Dateigrösse und ist überall kompatibel. Verwenden Sie PNG für Screenshots, Grafiken oder wenn Sie Transparenz brauchen. HEIC kann platzsparend sein, ist aber nicht überall lesbar. Wenn Sie HEIC nutzen (z. B. iPhones), exportieren Sie Kopien als JPEG für Archive oder stellen Sie automatische Konvertierung in der Cloud sicher.
2. Originale und bearbeitete Versionen trennen
Bewahren Sie das Originalfoto unbearbeitet auf. Für interne Abläufe speichern Sie zusätzlich eine bearbeitete Version (z. B. mit Markierungen oder Zensuren). Nutzen Sie eindeutige Dateiendungen oder Ordnernamen wie Originals und Edited, damit die Versionen nicht vermischt werden.
3. Metadaten: Zeitstempel, Kamera und Ort
EXIF-Metadaten enthalten Aufnahmezeit, Kamera und manchmal Standort. Für Versandakten ist der Zeitstempel oft relevant. Achten Sie darauf, dass Geräte korrekt auf Datum und Uhrzeit eingestellt sind. Entfernen oder anonymisieren Sie GPS-Daten nur wenn Datenschutz dies verlangt. Dokumentieren Sie per Notiz, falls Metadaten nachträglich verändert werden.
4. Einheitliche Dateibenennung
Nutzen Sie ein kurzes, strukturiertes Schema: JJJJMMTT_Vorgangsnummer_Kurztext_Kamera.jpg. Beispiel: 20260901_V12345_Paket_vorderseite.jpg. Dieses Schema sortiert Bilder chronologisch und macht sie in Listen sofort erkennbar. Vermeiden Sie Sonderzeichen und Umlaute in Dateinamen.
5. Cloud-Ordnerstruktur für Versandakten
Erstellen Sie eine einfache, wiederkehrende Ordnerstruktur in Ihrer Cloud (z. B. OneDrive, Google Drive, Nextcloud): 1) Kundenordner > 2) Jahr > 3) Vorgangsnummer > 4) Dokumente und Fotos. Innerhalb Vorgangsnummer: Originals, Edited, Thumbs. Halten Sie Zugriffsrechte restriktiv: nur Mitarbeitende, die Versandakten bearbeiten, brauchen Schreibrechte.
6. Speicherplatz und Kompression
JPEG-Kompression spart Platz. Wählen Sie eine Qualität von 70–85% für Dokumentationsfotos. So bleiben Details sichtbar, die Dateien sind aber deutlich kleiner. Behalten Sie Originale bei höherer Qualität, wenn eine spätere Vergrösserung oder rechtliche Prüfung nötig sein könnte.
Häufige Fragen
Soll ich HEIC direkt im Archiv lassen?
Nur wenn Ihre Systeme HEIC zuverlässig öffnen. Ansonsten speichern Sie eine JPEG-Kopie im Archiv. Automatische Konvertierung beim Upload ist eine gute Lösung.
Wie wichtig sind GPS-Daten in Versandakten?
GPS kann bei Zustellstreit helfen. Prüfen Sie Datenschutzrichtlinien und entfernen Sie GPS nur wenn rechtlich oder organisatorisch nötig.
Wie viele Fotos pro Vorgang sind sinnvoll?
Typisch sind 3–6 Bilder: Gesamtansicht, Vorderseite, Rückseite/Barcode, Verpackungsschaden (falls vorhanden) und Detailaufnahmen. Das reicht meist für Nachweis und Bewertung.
Wie lange Fotos aufbewahren?
Bewahren Sie Fotos so lange wie Ihre internen Vorgaben oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Definieren Sie eine klare Lösch- oder Archivregel in Ihrem Unternehmen.